Que faire si votre événement est annulé ?

Actuellement de nombreux salons ou événements en France sont annulés à cause de l'épidémie de coronavirus. Sur décision du gouvernement, toutes les manifestations de plus de 1000 personnes sont interdites sur le territoire français. Dans certaines régions, comme le Haut-Rhin, les conditions sont encore plus drastiques avec une interdiction de regroupement de plus de 50 personnes dans un même lieu. Dans ce contexte particulier, comment faire en tant qu'organisateur en cas d'annulation ?

1Reporter la manifestation

Si cela est possible, essayez de reporter la manifestation à une date ultérieure. Il serait dommage de perdre tout le bénéfice du travail effectué en amont pour sa mise en place, et un report vaut toujours mieux qu'une annulation pure et simple. Prévoyez une date un peu éloignée afin de rassurer les participants sur le maintien de l'événement. Le cas échéant, veillez à obtenir l'accord de toutes les personnes impliquées dans l'organisation. Assurez-vous que la salle retenue soit disponible à la nouvelle date et que les participants ou exposants puissent être présents.

2Annuler l'événement

Le report n'est malheureusement pas toujours possible, et il vous faudra peut-être prendre la décision de d'annuler. Dans ce cas, il est important de bien communiquer sur les raisons, notamment en expliquant que la décision d'annuler relève du cas de force majeure et qu'en l'état actuel des choses il n'est pas possible de prévoir quand la situation reviendra à la normale.

3La vidéo comme solution alternative

Selon le type de manifestation que vous avez programmé, une solution alternative peut éventuellement être trouvée en faisant appel à la vidéo à la place de l'événement. Visioconférence, webinaire en ligne, peuvent peut-être être envisagés. En cas d'annulation ou de report, il est important de soigner votre communication en expliquant les raisons de votre choix. Pour communiquer à ce sujet avec le public, vous pouvez filmer une courte vidéo explicative, en indiquant les modalités prises - report, modification ou annulation - et la diffuser sur votre site internet et autres médias. Pour éviter de perdre la totalité du travail effectué, proposez une vidéo événementielle pour diffuser les informations qui devaient être annoncées lors de la manifestation. En cas de report, délivrer du contenu dans une série de courtes vidéos maintiendra la curiosité et l'intérêt des participants jusqu'à la nouvelle date retenue.